GTDではProjectifyと言われる。タスクを書き出して、大ごとだから小分けにした方がいい、と言うものがあれば、細かく実行可能な段取りに分けて書く。
私の場合は。真の締め切りの前に仮の締め切りを設定する。それまでに終わるなら、そのまま完了とする。終わらない場合は多分、計画が必要なので、新しいゴールを設定して、毎日細かく取り組んでいく。そうすることで、多くのことにそれなりの進捗をもたらすことができる。
一件あたり5分でローテーションをする人もいるが、私ぐらいの忙しさでは、リマインダーと真の予定と仮の予定で管理すればいい。
もう少し忙しくなると、事務的なタスクを助けてくれる人を採用したり、予定の調整とメールの管理など身の回りの交通整理をしてくれる人を探したりする必要がある。全てを１人でこなすのは、私には無理。