会議を招集する必要が生じた場合、その会議の決定に必要な人を構成員として招集するとともに、その会議を最小限の時間で終わらせるように準備する。会議を招集することなく結論を導くことが可能であれば、そうすることも検討する。結論を得ることが目的ではない会議を招集する場合には、会議の議論の自由度と、会議が必要とする時間の長さを予め告知するとよい。また具体的な結論を出さない会議では、最初にうまくアイスブレイクをして、柔軟に議論が走り出すように配慮するとよい。
会議に招集されたら、他の出席者の顔ぶれを確認し、自分に何を求められているかを確認するとよい。また議題を確認して、およその議論の行方を予想しておくとよい。また会議の長さと開催時間帯、そして食事や飲み物の提供の有無を確認して、事前にトイレに行っておいたり、会議中の飲食を控えるなど、中座の要の可能性を減らしておくとよい。
会議の中座は、議論に参加するという期待された役割を果たす上で、また議論の行方を見守る上で、最も避けなければならない。中座は議論への参加の中断と同義。周囲の人に中座中の議論の補いの手間を取らせることを厭わないほど、会議の議論に参加するよりも重要なことが発生したら、周囲に断って中座する。携帯電話は着信しても取らない。マナーモードに設定するのは議論を中断させないためのマナーである。居眠り、内職など、会議に専念しない行為も同様である。トイレに行かない。トイレは事前に済ませる。トイレが近い人なら、会議の場で出されたお茶を飲まず、食事を供された場合にもほどほどにする。ただし、議論への参加を期待されておらず結論だけを知っていればよい会議は、中座と電話着信への応答以外のことは大抵見逃される。
2時間程度の会議では休憩を挟まないことが多いので、それに備える。